Von der traditionellen Excel-Pipeline und viel manueller Arbeit zu AssetOS
Die Transformationsgeschichte von AVADIS – wie das Transaction-Team eines institutionellen Investment Managers sowie Anlagestiftung durch hohe Effizienzsteigerung wieder Zeit für sein Kerngeschäft gewinnt.
01 Ausgangslage
AVADIS ist ein etablierter Schweizer Investmentmanager sowie Anlagestiftung mit einem Real Estate Transaction-Team. Mit hohem Dealflow und stetigem Wachstum ist auch der Aufwand entsprechend hoch, die Transaktionsprozesse zu steuern.
Das Alltagsgeschäft war geprägt von:
- Hohem Aufwand bei der Pipeline-Bearbeitung, dem Abfüllen der Excel-Listen bis hin zu Absagen.
- Informationen, die über viele Programme und Quellen verstreut lagen, ohne zentralen Ort.
- Projektmanagement und Teamzusammenarbeit, die wenig übersichtlich und nicht auf den Transaktionsprozess optimiert waren.
Die Folge: Wertvolle Zeit floss in Administration statt in die Beurteilung von Transaktionen.
02 Lösung
Ziel
AVADIS suchte eine zentrale Plattform, die speziell auf die Anforderungen des Transaction Managements zugeschnitten ist und den gesamten Transaktionsprozess verschlankt. Ziel war es, den manuellen Aufwand und die Komplexität deutlich zu reduzieren, damit sich das Team stärker auf das Kerngeschäft konzentrieren, den Output erhöhen und gleichzeitig Fehlerquellen reduzieren kann.
Umsetzung und Wechsel vom bisherigen Setup
Für AVADIS waren insbesondere zwei Aspekte ausschlaggebend: Zum einen wurde die Software passgenau für Transaction Management entwickelt, zum anderen ermöglicht die enge Zusammenarbeit mit dem Entwicklungsteam eine laufende Weiterentwicklung entlang den Anforderungen. Gute Beispiele:
- Der Arrondierungspotenzialabgleich: im Kick-off als Wunsch geäussert, wenige Wochen später umgesetzt.
- Marktdaten direkt im internen Investment Memo in AssetOS integriert, sechs Wochen nach dem ersten Gespräch darüber.
- Die Verknüpfung mit Immopac reduzierte Medienbrüche bei der Transaktionsbewertung, realisiert kurz nach dem Feedback.
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Warum AssetOS„Wir wollten weg von der manuellen Excel-Arbeit und den verstreuten Tools, hin zu einer Lösung, die auf unsere Rolle des Transaction Managements zugeschnitten ist. Genau das haben wir mit AssetOS gefunden."
„AssetOS steigert die Effizienz und Qualität der täglichen Arbeit eines TM stark."
Tech-Setup - Bisher
- Verstreute Tools und Informationsquellen, kein zentraler Ort
- Pipeline-Bearbeitung, Datenerfassung und Absagen manuell in Excel
- Projektmanagement und Zusammenarbeit wenig übersichtlich, hoher manueller Aufwand
Tech-Setup - Mit AssetOS
- Zentrale Plattform für Transaction Manager
- Pipeline-Bearbeitung inkl. Datenerfassung und Absagen an einem Ort
- Strukturierte, schnellere Vor- und Nachbereitung von Pipeline-Meetings bei besserer Kollaboration im Team
03 Ergebnis
Die spürbarsten Ergebnisse merkte das Team in den folgenden Bereichen:
- Reibungsloses Deal Screening, Datenerfassung und Absagen ohne Medienbrüche
- Effiziente Vorbereitung und Durchführung von Pipeline-Meetings
- Übersicht über Deals und Termine auf Knopfdruck
„Dank der deutlich höheren Effizienz können wir heute wesentlich mehr Deals prüfen und erfolgreich abschliessen und damit ein höheres Wachstum nachhaltig sicherstellen.”
„Unsere Abschlüsse sind heute qualitativ deutlich besser: Wir können Fehler in der Due Diligence weiter reduzieren und gezielter in Deals investieren, die strategisch optimal zu unserem Portfolio passen.”
Darüber hinaus sind die wöchentlichen Pipeline-Meetings strukturierter, die Vor- und Nachbereitung der Meetings schneller, die Zusammenarbeit im Transaction-Team einfacher als auch qualitativ besser, und der manuelle Aufwand bei der Datenerfassung hat sich deutlich reduziert.
04 Weiterempfehlung
Entscheidend war für AVADIS, neben der Funktionalität, die Art der Zusammenarbeit: direkt, schnell, angenehm.
Sicherheit gab von Anfang an die Testphase mit direkter Umsetzung der Inputs und einer sichtbaren, kontinuierlichen Weiterentwicklung – den Worten folgten auch Taten. Mit Blick nach vorne freut sich AVADIS auf den nächsten Effizienzgewinn bei der Antragsbearbeitung.
AVADIS empfiehlt AssetOS aufgrund des konkreten Mehrwerts im täglichen Transaction Management: Deutlich weniger manueller Aufwand, höhere Datenqualität bei der Pipeline-Arbeit sowie ein verlässlicher Technologie-Partner, der Feedback aufnimmt und zügig umsetzt. Das Ergebnis: eine praxistaugliche Plattform, die aktiv mitgestaltet werden kann.
“Ich empfehle AssetOS weiter, weil ich mir nicht mehr vorstellen kann, wieder auf das herkömmliche Excel-Setup zurückzuwechseln.”
Oliver Süess
Transaction Manager Immobilien Schweiz
AVADIS
